Kwaliteitsborging en Examinering

Interne risicobeheersing- en controlesysteem

ROC Midden Nederland gaat voor goed en inclusief onderwijs. Hiervoor hebben we een intern risicobeheersing- en controlesysteem ingericht waarbij regelmatig de kwaliteit van het onderwijs wordt beoordeeld. Ook beoordelen we de inrichting van de organisatie, kwaliteit van het onderwijsprogramma en de examinering.

De doelen die we nastreven met het risicobeheersing- en controlesysteem zijn:

• Het stimuleren van het risicobewustzijn in de organisatie;

• Het inzicht krijgen in de risico’s die onze organisatie loopt;

• Het analyseren van de risico's en deze inzichtelijk maken;

• Het treffen van maatregelen om de impact te beperken als risico’s zich voordoen of om risico's te voorkomen.

Figuur 5 Risicomanagementcyclus

Risicobeheersing en controlesysteem bedrijfsvoering

ROC Midden Nederland heeft voor de opzet van de management control cyclus gekozen voor een jaarlijkse 'in control scan' met een vast format. Door de instellingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen in beeld te brengen en de key controls te benoemen, monitoren wij welke acties nodig zijn om het niveau van management control te  behouden. Wet- en regelgeving én de doorontwikkeling van eigen processen hebben ertoe geleid dat er extra aandacht is voor privacy, beveiliging en digitale dossiers. Met de 'in control scan' wordt ook nog aandacht gevraagd voor vastlegging van samenwerkingsovereenkomsten en een aantal bouwstenen binnen ICT (o.a wijzigingsbeheer, informatiebeveiliging, privacy, gebruikersbeheer).

 Er werd vastgesteld dat voor de bedrijfsvoeringsprocessen gemiddeld het niveau 'management control' moet worden behaald. Dit niveau wordt bereikt wanneer de managers met stuurinformatie voldoende geïnformeerd zijn om andere leden van de organisatie zodanig te beïnvloeden dat de strategieën van de organisatie op een adequate manier geïmplementeerd worden. En dus dat vooraf gedefinieerde doelen worden gerealiseerd volgens plan (via de PDCA-cyclus). Hierdoor kan het management de processen (zowel financiële als niet-financiële) beter beheersen

Kwaliteitsborging

We voeren onderwijsscans, audits en kwaliteitsmetingen uit. Zo werken we planmatig en proactief  aan het beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s. Om de onderwijskwaliteit te meten, is in 2020 gestart met een 'onderwijsscan'. Die heeft ook in 2021 weer een vervolg gekregen. Deze scan is een digitale vragenlijst aan docenten, studenten, managers, examencommissie, alumni en BPV-bedrijven. Door middel van deze vragenlijst wordt de kwaliteit van een opleiding door de stakeholders beoordeeld. Zo ontstaat een breed en realistisch beeld van de opleiding, bezien vanuit de verschillende ondervraagden. De uitkomsten worden in een teamsessie besproken. Het doel van deze teamsessie is om het gesprek tussen docenten over onderwijskwaliteit te faciliteren. Elk team stelt vervolgens drie concrete verbeteracties voor waar het team mee aan de slag gaat.

Er zijn in 2021 geen interne audits uitgevoerd behalve bij één team die met de inspectie een afspraak had gemaakt om zelf de voortgang op de verbetering van het onderwijs te monitoren. De impact van de coronamaatregelen waren te groot op de onderwijsteams en het uitvoeren van een audit zou leiden tot een te grote belasting van de docenten. Om toch een bepaalde vorm van kwaliteitsborging in te zetten, is er met de geselecteerde teams afgesproken een onderwijsscan uit te voeren. Het overgrote deel van de te auditen teams heeft hieraan meegedaan.

De audits zijn onderdeel van de periodieke verantwoording binnen ROC Midden Nederland.

In de planning- en controlcyclus vindt tweemaal per jaar een voortgangsgesprek plaats tussen het college van bestuur en de directeuren van de colleges. Hiervoor is een format vastgesteld op basis van het waarderingskader van de inspectie. In het format zijn ook onze eigen strategische pijlers opgenomen. Ter voorbereiding van het voortgangsgesprek spreken de adviseurs kwaliteitsborging met het management om op basis hiervan de voortgangsrapportage op te stellen. Aangezien voor deze gesprekken hetzelfde format wordt gebruikt, komen dezelfde thema’s op alle niveaus aan bod, wat vorm en inhoud geeft aan de lemniscaat.

Examinering

De examenorganisatie wordt op inhoud, beleid, professionalisering en werking getoetst. Ook dit jaar vormde de 'Expertgroep Examineren' de schakel voor het vaststellen van het beleid door het College van Bestuur (CvB). En leverde het 'Netwerk Examencommissies' hiervoor input. De in 2019 gehouden evaluatie resulteerde in het eindrapport dat in 2020 is opgeleverd. In het rapport wordt blijvende aandacht gevraagd voor heldere communicatie en een ROC-breed beleid. Daarin is onder meer aandacht voor de professionalisering van examenfunctionarissen -met name ook in de teams- en voortzetting van de ondersteuning van de examencommissies. De aandacht hiervoor is in 2021 voortgezet. De noodzakelijke actualisering van beleid is gebeurd (onder andere vrijstellingen). Ook is veel aandacht gegaan naar het aanpassen van het beleid aan de situatie van de coronacrisis. Alle informatie is verzameld op de intranetsite 'Examineren MBO'. Het aanbod voor professionalisering heeft dit jaar extra aandacht gehad. Er zijn online modules ontwikkeld over toetstechniek, vrijstellingen en aangepaste examinering.  De modules die gereed zijn, zijn op Studytube geplaatst. In 2022 breiden we dit aanbod, volgens een afgesproken contentkalender, verder uit. Daarnaast is de pagina 'Team' op Examineren MBO geheel aangepast, zodat deze als uitgangspunt voor teambespreking en scholing kan dienen.  

De innovatieaanvraag voor Flexibel examenplan, oftewel ‘Anders Verantwoorden’ (naar het gelijknamige rapport dat in opdracht van OCW is opgesteld), is goedgekeurd en de uitvoering is gestart. Pilots bij B&A, Tech en Sport worden gestimuleerd, gevolgd en ondersteund. De noodzakelijke actualisering van beleid is gebeurd, waar nodig vastgesteld, en op de intranetpagina Examineren MBO geplaatst.

Landelijk is bijgedragen aan de werkbijeenkomsten met examenleveranciers en aan het Netwerk Examineren. In deze gremia wordt ook gewerkt aan de digitalisering van de examinering.

In 2018 is door de mbo-sector het document ‘Afspraken valide exameninstrumenten’ ondertekend. Als onderdeel van deze afspraken verantwoorden mbo-instellingen in hun jaarverslag volgens welke routes er wordt gewerkt. Bij ROC Midden Nederland wordt bij het overgrote deel van de crebo's route 1 gevolgd (inkopen van examens). Er wordt geen gebruik gemaakt van route 3 (het construeren van exameninstrumenten en deze extern laten valideren). Bij onderstaande crebo's wordt gebruik gemaakt van route 2 (construeren van exameninstrumenten). Het construeren gebeurt volgens de afspraken die hiervoor zijn gemaakt in de sector.  

Inspectie

In 2021 heeft bij twee opleidingen een herstelonderzoek plaatsgevonden. Bij één opleiding op basis van onvoldoende beoordeling op de onderwijsresultaten. Bij de andere opleiding is ook het gebied Kwaliteitszorg onderzocht. Bij de betreffende opleiding is het gebied Kwaliteitszorg voldoende beoordeeld. Bij beide opleidingen komt de inspectie in 2022 terug voor een herstelonderzoek op de onderwijsresultaten. Op basis van een eerdere constatering heeft in 2021 een gesprek plaatsgevonden tussen de Inspectie van het Onderwijs en het College van Bestuur over het aantal studenten dat ongediplomeerd uitvalt. Daarnaast heeft er bij twee opleidingen een bureau-onderzoek plaatsgevonden naar aanleiding van onvoldoende onderwijsresultaten. Bij één opleiding zijn de onderwijsresultaten inmiddels voldoende; bij de andere nog niet. Dit betekent dat er volgend jaar opnieuw een bureau-onderzoek zal worden uitgevoerd.